راندکیوب (Roundcube) چیست؟ راهنمای کامل وب‌میل هاستینگ

در میان ابزارهای مدیریت ایمیل در فضای هاست، Roundcube یکی از پایدارترین و کاربرپسندترین گزینه‌هاست. این وب‌میل تحت وب، روی اکثر پنل‌های میزبانی مانند cPanel و DirectAdmin به‌طور پیش‌فرض نصب است و امکان ارسال، دریافت و سازماندهی ایمیل را مستقیماً از داخل مرورگر فراهم می‌کند. سادگی رابط کاربری در کنار قابلیت‌هایی مانند مدیریت پوشه‌ها، امضای ایمیل، فیلتر پیام‌ها و رابط چندزبانه، Roundcube را به انتخاب اول بسیاری از کاربران حرفه‌ای تبدیل کرده است.

اگر میخواهید بیشتر در مورد وب‌میل و امکانات آن بدانید مقاله وب‌میل چیست؟ را بخوانید. در این مقاله از آموزش‌های میزبانی، مرحله‌به‌مرحله و بدون پیچیدگی‌های فنی به شما نشان دهیم چطور با استفاده از Roundcube ایمیل‌های دامنه‌تان را در کمترین زمان مدیریت کنید. تفاوتی ندارد روی هاست لینوکس کار می‌کنید یا از هاست ویندوز استفاده دارید. با ما همراه باشید.

معرفی Roundcube

اگر از کنترل پنل‌هایی مثل cPanel یا DirectAdmin استفاده می‌کنید، احتمال زیادی دارد که با نام Roundcube روبه‌رو شده باشید؛ یک وب‌میل ساده، سریع و قدرتمند که بدون نیاز به نصب هیچ نرم‌افزاری، فقط از طریق مرورگر قابل دسترسی است.

Roundcube در واقع یک رابط گرافیکی تحت وب است که امکان ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل‌ها را در محیطی کاربرپسند فراهم می‌کند. این سیستم برخلاف ابزارهای پیچیده، با تمرکز بر کاربردپذیری توسعه یافته و به همین دلیل برای کاربران غیر تخصصی هاست نیز گزینه‌ای ایده‌آل محسوب می‌شود. مهم‌تر اینکه کاملاً با زیرساخت‌های انواع خدمات هاست سازگار است و روی بیشتر سرویس‌های میزبانی سایت بدون نیاز به نصب اضافه، آماده استفاده خواهد بود. اگر میخواهید بدانید بهترین میزبانی چیست، مقاله هاست چیست؟ را بخوانید.

یکی از دلایلی که Roundcube تا این اندازه محبوب شده، وجود قابلیت‌هایی مثل ساخت پوشه‌های اختصاصی، امضای دیجیتال، فیلتر ایمیل‌ها، و پشتیبانی از فرمت‌های متنوع است. از سوی دیگر، سبک بودن رابط کاربری باعث می‌شود حتی در اتصال‌های ضعیف اینترنت هم عملکرد قابل قبولی داشته باشد. به زبان ساده، اگر می‌خواهید ایمیل دامنه‌تان را حرفه‌ای ولی بدون دردسر مدیریت کنید، Roundcube دقیقاً همان چیزی است که باید بلد باشید. در نظر داشته باشید برای راه اندازی ایمیل و استفاده سریع از روندکیوب، خرید هاست الزامی است.

ورود به Roundcube در هاست

برای شروع کار با Roundcube، نیازی به نصب نرم‌افزار یا افزونه خاصی ندارید. این ابزار به‌صورت پیش‌فرض روی بسیاری از سرویس‌های میزبانی سایت و هاست ایمیل فعال است و تنها کافیست مسیر دسترسی به آن را بدانید.

چگونه به وب‌میل Roundcube دسترسی پیدا کنیم؟

روش‌های ورود به Roundcube بسته به نوع هاست و دامنه کمی متفاوت است. برای ساخت ایمیل رو دامنه خودتان ابتدا بایست ثبت و  خرید دامنه انجام دهید. اما معمولاً یکی از این ۳ مسیر در دسترس شما قرار دارد:

از داخل پنل مدیریتی هاست (cPanel یا DirectAdmin):

پس از ورود به پنل، بخشی با عنوان Email Accounts یا ایمیل‌ها وجود دارد. در مقابل هر آدرس ایمیل ایجادشده، گزینه‌ای برای دسترسی به Webmail قرار دارد. با کلیک روی آن، معمولاً بین چند گزینه مثل Roundcube یا Horde حق انتخاب دارید. پیشنهاد ما همیشه Roundcube است.

مطلب مرتبط: سی پنل چیست؟ نحوه کار و ۷ مزیت کنترل پنل cPanel

از طریق لینک مستقیم وب‌میل:

اگر دامنه شما example.com باشد، کافی‌ست آدرس زیر را در مرورگر وارد کنید:
https://example.com/webmail
این روش سریع‌ترین مسیر ورود است، به‌ویژه زمانی که نمی‌خواهید هر بار وارد پنل هاست شوید.

ریدایرکت خودکار از پورت ایمیل سرور:

برخی شرکت‌های هاستینگ تنظیماتی دارند که اگر پورت 2096 یا 2095 را به دامنه اضافه کنید، مستقیماً به صفحه وب‌میل هدایت می‌شوید:
https://example.com:2096

ورود با اطلاعات ایمیل ساخته‌شده در هاست

در مرحله ورود، باید دو اطلاعات کلیدی را وارد کنید:

آدرس ایمیل کامل (مثل info@yourdomain.com)

رمز عبور همان ایمیل (نه رمز پنل هاست)

اگر هنگام ساخت ایمیل، رمز را تنظیم کرده باشید یا از داخل پنل مجدد تنظیم کرده باشید، اینجا همان رمز استفاده می‌شود.
در صورتی که رمز اشتباه وارد شود، پیام Login failed دریافت می‌کنید. مطمئن شوید که زبان کیبورد روی انگلیسی است، فاصله یا کاراکتر اضافی کپی نشده و حروف کوچک/بزرگ رعایت شده باشد.

ارسال ایمیل از طریق Roundcube

ارسال ایمیل در Roundcube ساده، اما در عین حال کاملاً حرفه‌ای و قابل کنترل است. بعد از ورود به حساب کاربری، در منوی بالای صفحه روی گزینه «نو» یا «Compose» کلیک کنید. پنجره‌ای برای نوشتن پیام جدید باز می‌شود که امکانات آن بیشتر از چیزی‌ست که در نگاه اول به‌نظر می‌رسد.

تنظیمات اولیه و ارسال پیام جدید

در بخش بالای پیام، باید اطلاعات پایه را وارد کنید:

To: آدرس گیرنده (می‌توانید چند نفر را همزمان وارد کنید)

Subject: موضوع ایمیل

Message Body: متن اصلی ایمیل

امکان اضافه کردن فایل ضمیمه هم با آیکن گیره کاغذ وجود دارد. اگر نیاز دارید یک نسخه از ایمیل برای خودتان ذخیره شود، Roundcube به‌صورت پیش‌فرض آن را در پوشه Sent نگه می‌دارد.

قابلیت انتخاب فرمت ایمیل به‌صورت متن ساده یا HTML هم وجود دارد. اگر ایمیل‌تان رسمی است یا به طراحی خاصی نیاز دارید، حالت HTML را انتخاب کنید.

نکات کاربردی برای ارسال ایمیل حرفه‌ای

اگر از ایمیل خود برای مکاتبات کاری استفاده می‌کنید، حتماً یک امضای دیجیتال تعریف کنید که به‌صورت خودکار به پایین هر پیام اضافه شود (در ادامه توضیح می‌دهیم).

برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل‌ها، از عباراتی مثل “100% رایگان” یا استفاده بیش از حد از علامت تعجب (!) پرهیز کنید.

قبل از ارسال، از دکمه پیش‌نمایش استفاده کنید تا مطمئن شوید قالب و متن ایمیل به‌درستی نمایش داده می‌شود.

دریافت و مدیریت ایمیل‌ها در Roundcube

برخلاف تصور بسیاری از کاربران، Roundcube فقط برای ارسال پیام نیست؛ این سیستم یک محیط کامل برای دریافت، دسته‌بندی و جستجوی ایمیل‌های دریافتی فراهم می‌کند. با یک رابط کاربری ساده و سریع، می‌توانید پیام‌ها را نه‌تنها بخوانید، بلکه به شکل حرفه‌ای مدیریت‌شان کنید.

مشاهده و پاسخ به ایمیل‌های دریافتی

بعد از ورود به Roundcube، به‌صورت پیش‌فرض وارد پوشه Inbox می‌شوید. ایمیل‌های جدید با رنگ متفاوت یا آیکن برجسته مشخص شده‌اند. با کلیک روی هر پیام، محتوای کامل آن در پنل کناری نمایش داده می‌شود. از همان‌جا می‌توانید:

• به ایمیل پاسخ دهید (Reply)
• آن را به شخص دیگری فوروارد کنید (Forward)
• یا مستقیماً آن را حذف یا آرشیو کنید

همچنین اگر پیام‌های زیادی دارید، از نوار جستجو در بالای لیست برای پیدا کردن ایمیل بر اساس موضوع، فرستنده یا کلیدواژه استفاده کنید.

ساخت پوشه‌های اختصاصی برای مرتب‌سازی

برای جلوگیری از شلوغی Inbox و مدیریت بهتر، می‌توانید پوشه‌های جدید بسازید. مثلاً یک پوشه برای «سفارش‌ها»، یکی برای «پیگیری مشتریان» یا حتی برای پروژه‌های خاص.

مراحل ساخت پوشه:

• روی نام ایمیل خود (بالای منوی پوشه‌ها) راست‌کلیک کنید یا روی آیکن تنظیمات کلیک کنید.
• گزینه Manage folders یا افزودن پوشه جدید را انتخاب کنید.
• نام پوشه را وارد کرده و ذخیره کنید.

پس از آن می‌توانید هر ایمیلی را به پوشه مربوط منتقل کنید یا در ادامه مقاله یاد بگیرید چطور این فرآیند را با فیلتر خودکار انجام دهید.

تنظیم امضای ایمیل در Roundcube

اگر ایمیل‌های شما جنبه‌ی رسمی یا تجاری دارند، داشتن امضای حرفه‌ای در انتهای پیام کاملاً ضروری‌ست. امضا نه‌تنها باعث اعتبار بیشتر پیام می‌شود، بلکه اطلاعات تماس، برند یا لینک‌های مهم را به‌طور خودکار برای گیرنده نمایش می‌دهد. Roundcube این امکان را به‌صورت کامل در اختیار شما قرار می‌دهد.

چگونه امضای ایمیل بسازیم؟

• از منوی بالای Roundcube وارد بخش «تنظیمات» (Settings) شوید.
• در منوی سمت چپ، گزینه «Identities» را انتخاب کنید.
• روی نام ایمیل خود کلیک کنید تا تنظیمات آن باز شود.
• در بخش Signature، متن دلخواه امضای خود را وارد کنید.
• اگر گزینه HTML Signature را فعال کنید، می‌توانید امضای گرافیکی و قالب‌دار بسازید (با رنگ، لینک، فونت دلخواه).
• پس از ذخیره تغییرات، امضای شما به‌صورت خودکار در انتهای هر ایمیل جدید قرار می‌گیرد.

مطلب مرتبط: HTML چیست؟ راهنمای کامل زبان اچ‌تی‌ام‌ال به زبان ساده با مثال

چه اطلاعاتی را در امضای ایمیل قرار دهیم؟

برای داشتن یک امضای مؤثر، موارد زیر را به‌صورت ساده و حرفه‌ای در آن بگنجانید:

• نام کامل
• عنوان شغلی یا موقعیت سازمانی
• لینک سایت یا شبکه‌های اجتماعی
• شماره تماس (در صورت نیاز)
• لوگو یا نام برند (در نسخه HTML)

نکته مهم این است که امضای شما باید کوتاه، تمیز و خوانا باشد. از زیاده‌گویی یا طراحی‌های شلوغ پرهیز کنید.

ساخت فیلتر و قانون برای دسته‌بندی ایمیل‌ها

اگر روزانه تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنید، حتماً نیاز دارید برخی پیام‌ها به‌طور خودکار دسته‌بندی، آرشیو یا حتی حذف شوند. Roundcube ابزار فیلترگذاری پیشرفته‌ای دارد که می‌توانید با چند کلیک ساده، جریان ورودی ایمیل‌ها را کاملاً هوشمند مدیریت کنید.

آشنایی با بخش Filters در Roundcube

• وارد Settings شوید.

از منوی سمت چپ، گزینه Filters را انتخاب کنید.

روی Create a new filter کلیک کنید تا قانون جدید بسازید.

• در اینجا می‌توانید مشخص کنید:

اگر فرستنده خاصی ایمیل فرستاد، پیام به پوشه مشخصی منتقل شود.

اگر عنوان ایمیل شامل کلمه‌ای خاص بود، آن پیام حذف، آرشیو یا فوروارد شود.

یا مثلاً اگر ایمیل از دامنه‌ی مشخصی بود (مثل @shop.com)، به پوشه‌ای جدا برود.

برای مثال، می‌توانید فیلتر زیر را تعریف کنید:

اگر فرستنده شامل کلمه “form@yourwebsite.com
” بود، ایمیل به پوشه «درخواست‌ها» منتقل شود.

مثال‌های کاربردی فیلترسازی

• ایمیل‌های دریافتی از فرم تماس سایت را جداگانه آرشیو کنید.
• پیام‌های تبلیغاتی یا اطلاع‌رسانی خودکار را به پوشه‌ای خاص بفرستید.
• پاسخ‌های مشتریان را در یک پوشه جدا برای تیم فروش نگه دارید.

فیلترها در Roundcube در سمت سرور اجرا می‌شوند. یعنی حتی اگر وارد Roundcube نشوید، دسته‌بندی‌ها همچنان در حال انجام است.

نکات امنیتی در استفاده از Roundcube

با اینکه Roundcube یک ابزار تحت وب و در ظاهر ساده است، اما چون مستقیماً با ایمیل‌های کاری و اطلاعات حساس درگیر است، رعایت نکات امنیتی هنگام استفاده از آن ضروری است. بسیاری از مشکلات امنیتی کاربران ناشی از بی‌توجهی به همین جزئیات ابتدایی‌ست.

اتصال امن به Roundcube؛ چرا و چطور؟

اگر از Roundcube برای ارسال و دریافت ایمیل‌های کاری استفاده می‌کنید، باید مطمئن شوید ارتباط شما با وب‌میل از نوع رمزنگاری‌شده (HTTPS) است. این نکته ساده اما حیاتی، جلوی سرقت اطلاعات ورود، محتوای پیام‌ها و سوء‌استفاده‌های احتمالی را می‌گیرد  به‌ویژه اگر از اینترنت عمومی استفاده می‌کنید یا از دستگاه‌های اشتراکی وارد وب‌میل می‌شوید.

برای اینکه اتصال امن داشته باشید، آدرس وب‌میل شما باید با https:// شروع شود. در غیر این صورت، اطلاعات بین مرورگر شما و سرور به‌صورت متن باز رد و بدل می‌شود که از نظر امنیتی بسیار خطرناک است.

اگر هنوز سایت یا هاست شما SSL ندارد، حتماً همین حالا برای دریافت آن اقدام کنید. فعال‌سازی SSL علاوه‌بر Roundcube، روی کل دامنه شما تأثیر دارد و امنیت سایت، فرم‌های تماس و حتی سئوی سایت را نیز بهبود می‌دهد. برای اینکه بیشتر در مورد اس اس ال بدانید مقاله SSL چیست؟ را مطالعه کنید.

گواهی امنیتی سایت راهکاری مطمئن برای رمزنگاری داده‌ها و حفظ حریم خصوصی کاربران است. با فعال‌سازی پروتکل HTTPS و استفاده از SSL معتبر، می‌توانید امنیت تبادل اطلاعات ایمیل و سایت را تضمین کرده، اعتماد بازدیدکنندگان را افزایش دهید و جایگاه سایت خود را در موتورهای جستجو بهبود ببخشید. برای تهیه اس‌اس‌ال معتبر، شرکت WebRamz امکان خرید SSL با نصب سریع و پشتیبانی کامل برای انواع هاست لینوکس و هاست ویندوز را فراهم کرده‌ است.

رمز عبور قوی انتخاب کنید و دوره‌ای تغییر دهید

بسیاری از نفوذها نه به خاطر ضعف هاست، بلکه به دلیل استفاده از رمزهای ساده مثل 123456 یا admin@123 اتفاق می‌افتند. نکاتی برای انتخاب رمز امن:

• حداقل ۱۲ کاراکتر داشته باشد
• شامل حروف بزرگ، کوچک، اعداد و نمادها باشد
• هر چند ماه یک‌بار تغییر داده شود
• برای هر اکانت ایمیل، رمز متفاوت انتخاب شود
• همچنین از ذخیره رمز در مرورگرهای عمومی یا دستگاه‌های مشترک پرهیز کنید.

Roundcube یا اتصال به Gmail/Outlook؟

یکی از سوالات رایج بین کاربران هاست این است که آیا باید از Roundcube استفاده کنیم یا بهتر است ایمیل‌ها را به سرویس‌هایی مثل Gmail یا Outlook متصل کنیم؟ پاسخ این سؤال، به نیاز شما و نحوه استفاده‌تان از ایمیل بستگی دارد.

مزایای استفاده مستقیم از Roundcube

Roundcube به‌صورت مستقیم روی هاست لینوکس یا هاست ویندوز شما اجرا می‌شود. این یعنی:

• نیازی به تنظیمات اضافی برای اتصال وجود ندارد.
• ایمیل‌ها مستقیماً روی سرور شما هستند و کنترل کامل روی آن‌ها دارید.
• می‌توانید از طریق هر مرورگری، بدون وابستگی به نرم‌افزار خاصی، به ایمیل دسترسی داشته باشید.
• مناسب برای زمانی که ایمیل‌های کاری با حجم بالا دارید و نیاز به دسته‌بندی دقیق در محیط اختصاصی دارید.

اتصال ایمیل هاست به Gmail یا Outlook؛ بله یا خیر؟

اگر ترجیح می‌دهید همه ایمیل‌هایتان را در یک جا ببینید (مثلاً Gmail)، می‌توانید ایمیل هاست را به آن متصل کنید. اما:

• مراحل تنظیم کمی فنی است (شامل تنظیمات POP3/IMAP و SMTP)
• اگر به درستی تنظیم نشود، ممکن است ایمیل‌ها در پوشه اسپم یا Promotions بروند.
• ارسال از طرف Gmail ممکن است با برچسب “on behalf of” همراه باشد که برای برندهای رسمی جالب نیست.

به‌طور کلی، برای کارهای حرفه‌ای و برندینگ قوی‌تر، پیشنهاد می‌شود از Roundcube به‌عنوان محیط اصلی استفاده کنید و اگر لازم بود، برای راحتی، فقط نسخه کپی ایمیل‌ها را به Gmail بفرستید.

مطلب مرتبط: راهنمای اتصال اکانت ایمیل سایت با جی‌میل Gmail

جمع بندی

اگر صاحب یک وب‌سایت یا برند آنلاین هستید، قطعاً داشتن ایمیل با دامنه اختصاصی یکی از ابزارهای جدی برای ارتباط حرفه‌ای با مخاطب است. Roundcube این امکان را فراهم می‌کند که بدون نیاز به نصب هیچ نرم‌افزار اضافه‌ای، بتوانید مستقیماً از محیط هاست، ایمیل‌های خود را ارسال، دریافت و مدیریت کنید.

در مقایسه با اتصال به Gmail یا استفاده از نرم‌افزارهای کلاینت، Roundcube ساده‌تر، سریع‌تر و امن‌تر راه‌اندازی می‌شود. مهم‌تر اینکه کنترل کامل روی اطلاعات و پیام‌های شما وجود دارد و نیازی نیست اطلاعات کاری خود را به پلتفرم‌های شخص ثالث بسپارید.

در تمامی خدمات هاست وب‌رمز و با خرید هاست ایمیل ، Roundcube همیشه در دسترس شماست؛ فقط کافی‌ست ایمیل دامنه‌تان را بسازید و وارد شوید. از ارسال ساده تا فیلتر پیشرفته، از امضای حرفه‌ای تا مدیریت پوشه‌ها، همه‌چیز در این ابزار پیش‌بینی شده تا تجربه‌ای کامل از یک وب‌میل حرفه‌ای در میزبانی سایت داشته باشید.

اگر هنوز برای راه‌اندازی ایمیل دامنه‌تان اقدام نکرده‌اید، پیشنهاد می‌کنیم همین حالا وارد پنل هاست وب‌رمز خود شوید و این قابلیت ارزشمند را فعال کنید.

سوالات متداول Roundcube

آیا Roundcube فقط روی هاست لینوکس کار می‌کند؟

خیر. Roundcube روی هر نوع هاستی که از کنترل‌پنل‌های رایجی مثل cPanel یا DirectAdmin پشتیبانی کند (چه هاست لینوکس و چه هاست ویندوز)، قابل استفاده است. چیزی که اهمیت دارد این است که سرور ایمیل روی هاست فعال باشد.

اگر رمز ایمیلم را فراموش کنم، چطور وارد Roundcube شوم؟

رمز Roundcube همان رمز ایمیلی‌ست که در پنل هاست ایجاد کرده‌اید. اگر فراموش کردید، باید از طریق پنل مدیریت هاست (مثلاً cPanel)، وارد بخش Email Accounts شوید و رمز عبور را ریست کنید. پس از آن می‌توانید وارد Roundcube شوید.

 چطور می‌توانم مطمئن باشم ایمیلی که فرستادم، واقعاً ارسال شده؟

Roundcube به‌صورت پیش‌فرض، تمام ایمیل‌های ارسالی را در پوشه Sent ذخیره می‌کند. همچنین اگر گیرنده پاسخی دهد، می‌توانید با استفاده از گزینه Reply History، زنجیره مکاتبه را دنبال کنید. برای اطمینان بیشتر، می‌توانید از بخش تنظیمات، رسید دریافت (Read Receipt) را فعال کنید.

آیا امکان اتصال Roundcube به موبایل وجود دارد؟

به‌صورت مستقیم خیر؛ Roundcube یک ابزار تحت وب است. اما می‌توانید از طریق اپ‌های مدیریت ایمیل در موبایل (مثل Outlook یا Apple Mail) و با استفاده از اطلاعات IMAP و SMTP، ایمیل‌ها را در موبایل هم مدیریت کنید. در این حالت، Roundcube همچنان می‌تواند به عنوان وب‌میل اصلی شما باقی بماند.