هاست ایمیل چیست؟ معرفی میزبانی ایمیل، مزایا و تفاوت با هاست وب

ایمیل هنوز هم اصلی‌ترین ابزار ارتباطی کسب‌وکارها در دنیای دیجیتال است. اگرچه سرویس‌های رایگانی مثل Gmail یا Yahoo برای استفاده شخصی کافی هستند، اما برای برندسازی و حفظ اعتبار، داشتن یک ایمیل حرفه‌ای روی دامنه اختصاصی ضروری است. اینجاست که سرویس هاست ایمیل به عنوان یک راهکار حرفه‌ای وارد می‌شود.

هاست ایمیل به شما این امکان را می‌دهد که ارتباطات کاری و سازمانی خود را با آدرس‌های اختصاصی مانند info@yourcompany.com مدیریت کنید. در این مقاله بررسی می‌کنیم که میزبانی ایمیل چیست، چه تفاوتی با هاست وب دارد و چرا انتخاب آن برای کسب‌وکارها یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه محسوب می‌شود.

میزبانی ایمیل چیست؟ و چه تفاوتی با میزبانی وب دارد؟

چرا نباید از ایمیل رایگان برای خدمات ایمیل استفاده کنید؟

چالش‌های استفاده از سرویس‌های رایگان ایمیل

• ایمیل‌های رایگان امنیت کافی ندارند.

• استفاده از آدرس عمومی (مثل Gmail) حرفه‌ای نیست و اعتماد مشتری را کاهش می‌دهد.

• در صورت بروز مشکل، پشتیبانی تخصصی در دسترس نخواهید داشت.

بسیاری از کاربران تصور می‌کنند استفاده از سرویس‌های رایگان ایمیل کافی است، اما واقعیت این است که برای کسب‌وکارها چنین انتخابی می‌تواند خطرناک باشد. وقتی اسناد مهمی مانند فاکتورها، اطلاعات مشتریان و داده‌های حساس در حساب ایمیل ذخیره می‌شود، امنیت اهمیت بسیار بیشتری پیدا می‌کند. علاوه بر آن، داشتن آدرس‌هایی عمومی مثل your.business@gmail.com نه‌تنها غیرحرفه‌ای به نظر می‌رسد، بلکه باعث کاهش اعتماد مشتریان و از دست دادن مخاطبان بالقوه خواهد شد.

اتکا به سرویس‌های رایگان یا میزبانی وب معمولی یا مدیریت دستی ایمیل، علاوه بر افزایش هزینه‌ها، احتمال بروز مشکلات امنیتی، آلودگی به ویروس و حتی خرابی‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری را بالا می‌برد. چنین مشکلاتی می‌تواند از چند ساعت تا حتی چند روز دسترسی شما به ایمیل‌ها را مختل کند. به همین دلیل است که بسیاری از شرکت‌ها به سمت استفاده از هاست ایمیل سازمانی روی آورده‌اند.

مزایای ارتقا به هاست ایمیل حرفه‌ای

• امنیت و اعتماد (SSL، آنتی‌ویروس، ضداسپم).

• امکانات حرفه‌ای (فضای ذخیره‌سازی، پیوست‌های بزرگ، ابزارهای همکاری تیمی).

• مدیریت و انعطاف‌پذیری (پشتیبان‌گیری، فوروارد، قوانین ایمیل).

داشتن یک آدرس ایمیل با دامنه اختصاصی (مانند info@yourbusiness.com) اعتبار برند شما را افزایش می‌دهد و نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن کسب‌وکارتان است. به همین دلیل توصیه می‌شود به جای تکیه بر سرویس‌های رایگان، ایمیل خود را روی یک هاست ایمیل حرفه‌ای میزبانی کنید. این سرویس‌ها نه‌تنها امنیت و پشتیبانی تخصصی ارائه می‌دهند، بلکه در صورت بروز مشکلاتی مانند هک شدن، فراموشی رمز عبور یا سرقت داده‌ها، امکان بازیابی سریع اطلاعات و ادامه فعالیت بدون اختلال را برایتان فراهم می‌سازند.

نکته مهم این است که میزبانی ایمیل فقط هنگام بروز مشکلات اهمیت ندارد؛ بلکه حتی در شرایط عادی نیز با فراهم کردن سرعت بیشتر، امنیت بالاتر و امکانات جانبی، ارزش افزوده‌ای برای کسب‌وکار ایجاد می‌کند. خرید هاست ایمیل به شما این امکان را می‌دهد که از سرویس‌های پیشرفته‌تری مانند تقویم‌های کاری، ابزارهای همکاری تیمی یا برنامه‌های آنلاین مثل Microsoft Office Online بهره‌مند شوید.

با وجود این، بسیاری از افراد و حتی برخی سازمان‌ها هنوز تفاوت میان میزبانی وب و میزبانی ایمیل را به‌درستی درک نمی‌کنند. در حالی که داشتن یک ایمیل حرفه‌ای با دامنه اختصاصی می‌تواند برند شما را معتبرتر نشان دهد و نقش کلیدی در جلب اعتماد مشتریان ایفا کند.

مزایای هاست اختصاصی ایمیل

اگر کسب و کار شما به ایمیل به عنوان یک عامل درآمد وابسته است، استفاده از میزبانی ایمیل رایگان توصیه نمی‌شود. بسته های میزبانی ایمیل رایگان و استاندارد همیشه کیفیت مورد نیاز کاربران حرفه ای را ارائه نمی‌دهند. خدمات میزبانی ایمیل حرفه ای به احتمال زیاد با نیازهای یک تجارت در حال رشد سازگاری بیشتری دارد. برای امنیت بیشتر ایمیل‌ها پیشنهاد می‌کنیم از خرید ssl وب‌رمز استفاده کنید.

برای ارائه بهترین تجربه ایمیل ممکن، خدمات ایمیل ممتاز شامل ویژگی‌های اضافی مانند:

1.نام دامنه شخصی سازی شده

این کار به ساختن برند تجاری شما کمک می‌کند. ترجیح می‌دهید با چه کسی معامله کنید؟ شخصی که آدرس ایمیلش marcey@bankrestaurant.com یا marcey@freemail.com است.

البته که اولی، از آنجایی که شخصی که با ایمیل شرکت خود ارتباط برقرار می‌کند، بیشتر از یک کاربر شناسه میزبان ایمیل رایگان، واقعی است. ما در زمانه فناوری زندگی می‌کنیم و مردم نسبت به کلاهبرداری ایمیل و هرزنامه‌ها محتاط هستند.

2.فضای ذخیره سازی بیشتر

با تهیه میزبانی ایمیل فضای ذخیره سازی بیشتری خواهید داشت.

3.آنتی ویروس و فیلترهای اسپم قوی

هاست ایمیل ضد اسپم

در میزبانی ایمیل آنتی ویروس و فیلترهای اسپم قوی به صورت حرفه ای تر مدیریت می‌شوند.

4.تدابیر امنیتی

تأمین امنیت ایمیل‌ها در برابر اختلالات شبکه، حملات سایبری و شرایط بحرانی، نیازمند استفاده از تدابیر حفاظتی پیشرفته است. در هاست ایمیل وب رمز، تمامی داده‌ها و پیام‌های الکترونیکی در مرکز داده‌ای امن نگهداری می‌شوند و میزبان‌ها به‌طور مداوم در برابر تهدیدات جدید به‌روزرسانی می‌شوند.

این نوع سرویس‌ها، علاوه بر رمزنگاری داخلی، از راه‌حل‌های بازیابی فاجعه (Disaster Recovery) نیز بهره‌مند هستند تا در صورت بروز هرگونه مشکل، دسترسی سریع به اطلاعات و ادامه فعالیت بدون وقفه تضمین شود.

برای افزایش امنیت در انتقال اطلاعات بین کاربر و سرور نیز استفاده از گواهی SSL معتبر ضروری است. با فعال‌سازی SSL، ارتباط شما با سرور ایمیل رمزنگاری شده و در برابر شنود و دست‌کاری محافظت می‌شود.

پیشنهاد می‌کنیم جهت حفظ امنیت کامل ایمیل‌های خود، از خدمات خرید SSL وب‌رمز استفاده نمایید. این سرویس، لایه‌ای مطمئن برای ایمن‌سازی اطلاعات حساس شما ایجاد می‌کند و اعتبار دامنه شما را در نزد کاربران نیز افزایش می‌دهد

5.بدون تبلیغات

امکان دریافت هرزنامه‌ها و ایکیل های اسپم بسیاز کمتر میباشد.

6.ابزارهای حرفه ای

ابزارهای حرفه ای با بسیاری از خدمات ایمیل حرفه ای همراه هستند. در حالی که استاندارد ارتباطات ایمیل را تعیین می‌کند، عملکرد آن به یک صندوق پستی الکتریکی محدود می‌شود. از سوی دیگر، ابزارهای Collab سیستم‌های تخصصی هستند که برای ارائه پروژه‌ها با تبادل فرم‌های پروژه ایجاد می‌شوند.

این ویژگی‌ها شامل ویژگی‌هایی مانند تقویم‌های مشترک، پوشه‌ها، دفترچه آدرس، فهرست وظایف و غیره است که می‌توان آنها را مشاهده، به اشتراک گذاشت و در میان گروهی از افراد ویرایش کرد که می‌تواند برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها برای همکاری آنلاین مفید باشد.

7.همگام سازی

امکان همگام سازی ایمیل در چندین دستگاه، از طریق ایمیل، تلفن هوشمند و سرویس گیرنده ایمیل مورد علاقه (مانند Outlook) وجود دارد.

8.امکان تهیه میزبانی ایمیل از شرکت دیگر

استفاده از یک شرکت میزبان خارجی به شما امکان کاهش هزینه‌ها را می‌دهد. از آنجایی که وظایف نگهداری و مدیریت و سایر به روز رسانی‌ها به صورت خارجی انجام می‌شود، به نیازهای مدیریتی و منابع سخت افزاری کمتری در محل نیاز خواهید داشت.

9.طرح های احراز هویت ایمیل

امکان فیلتر کردن، تکرار و مسیریابی مجدد را خواهید داشت.

10.مدیریت پوشه و مخاطبین

شما به راحتی میتوانید مخاطبین خود را ذخیره، حذف یا مدیریت نمایید.

11.پیوست های بزرگ

امکان پیوست نمودن فایل‌ها با حجم بیشتر و تعداد فایل های بیشتر را خواهید داشت.

12.لیست های پستی، سفید و سیاه

امکان بلاک کردن یا اسپم نمودن آدرس های ایمیل خاص نظیر اسپم‌ها یا هرزنامه‌ها و یا فیلترینگ انها را خواهید داشت.

13.پشتیبان گیری / آرشیو

بدون نگرانی از بین رفتن ایمیل ها، امکان تهیه پکاپ از کلیه ایمیل های خود خواهید داشت.

14.استفاده از نام مستعار، فورواردها و پاسخگوی خودکار

امکان تنظیم پاسخ خودکار یا فوروارد نمودن ایمیل‌ها نیز بسادگی می‌باشد.

15.قوانین پست الکترونیکی

قوانین و فیلترهای خود را میتوانید به راحتی روی تمام یا برخی از ایمیل‌ها اعمال نمایید یا دسترسی برخی کاربران را مدیریت نمایید.

مبنای انتخاب هاست ایمیل مناسب چیست؟

ایمیل هنوز هم نقطه اتصال نهایی بین شرکت‌ها و مشتریانشان است. 89٪ از شرکت‌ها می‌گویند که از ایمیل به عنوان کانال اصلی خود برای به دست آوردن مشتریان استفاده می‌کنند و 72٪ از مصرف کنندگان می‌گویند که ترجیح می‌دهند از ایمیل به عنوان راه اصلی ارتباط برند خود استفاده کنند.

همچنین ایمیل بخش مهمی‌از راه اندازی یک کسب و کار موفق است و راهی آسان برای ارتباط با همکاران، ردیابی اطلاعات و فایل های به اشتراک گذاشته شده و حتی تکمیل خدمات مشتری را ارائه می‌دهد. برای کسب و کارهایی که مایل به تأثیرگذاری آنلاین هستند، خرید هاست ویژه ایمیل یک سرمایه گذاری اولیه بسیار مهم است. سوال این است که کدام ارائه دهنده هاست را باید انتخاب کنید؟

بسیاری از ارائه دهندگان نظیر وب رمز آماده هستند تا دامنه خود را برای ارتباط ایمیل، دسترسی به تقویم های مشترک و موارد دیگر به شما بدهند. در مورد انتخاب بهترین سرویس ایمیل، فاکتور خاصی وجود ندارد، اما معمولاً می‌توانید حداقل برخی از ویژگی های زیر را انتظار داشته باشید:

• یک دامنه سفارشی: این یکی از موارد ضروری برای راه حل میزبانی ایمیل شما است. شما به ثبت و خرید دامنه اختصاصی در ایمیل خود نیاز دارید تا بتوانید یک تصویر حرفه ای برای خود یا کسب و کار خود ایجاد کنید. دامنه اطمینان حاصل می‌کند که به جای ارسال پیام برای شما در @gmail.com، مشتریان شما می‌توانند با شما @businessname.com تماس بگیرند.
• پشتیبانی: این فاکتور همان چیزی است که می‌توانید از راه حل میزبانی ایمیل که با سرویس میزبانی وب شما ترکیب می‌شود دریافت کنید. پشتیبانی شامل انواع راهنمایی‌های تیمی‌از متخصصان، از جمله دستورالعمل‌های راه‌اندازی اولیه، و راهنمایی فنی حرفه‌ای در صورت بروز مشکل در عملکرد ایمیل‌تان خواهد بود.
• ویژگی‌های امنیتی: می‌توانید تمام ایمیل‌های خود را از طریق برنامه‌هایی که به محافظت در برابر مواردی مانند فیلترها و هرزنامه کمک می‌کنند، هدایت کنید. با این حال، اکثر کسب و کارها ترجیح می‌دهند از ابزارهایی با این ویژگی‌ها استفاده کنند. ارائه دهنده ایمیل مناسب باید بتواند خیال شما را راحت کند که ایمیل های شما ایمن باقی می‌مانند. همچنین می‌توانید از فیلتر کردن استفاده کنید تا مطمئن شوید که احتمال کلیک کردن روی ایمیل یا دانلود فایل پیوست با ویروس کمتر است.
• ذخیره سازی: ذخیره سازی صندوق پستی یکی از ویژگی های مورد توجه بسیاری از ارائه دهندگان میزبانی ایمیل است. اگر کارمندان شما از طریق ایمیل با مشتریان و مشتریان ارتباط برقرار می‌کنند، باید بتوانید برخی از این پیام‌ها را به صورت ایمن برای اهداف انطباق و حسابرسی ذخیره کنید. اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده هاست شما فضای ذخیره سازی زیادی ارائه می‌دهد.
• محدودیت‌های ارسال: هر ارائه‌دهنده به شما اجازه می‌دهد تا تعداد معینی از فایل‌ها و پیوست‌ها را با توجه به نیازهای فردی خود ارسال کنید. بسیاری از آنها با ابزارهای اشتراک گذاری فایل همراه هستند که اگر به هر دلیلی می‌خواهید اسناد بسیار بزرگتری ارسال کنید، می‌توانند به شما کمک کنند.

استفاده از هاست ویژه ایمیل و تنظیمات رکورد ام ایکس

پس از خرید هاست ویژه ایمیل وب رمز، اطلاعات هاستینگ تحت یک ایمیل با عنوان New E-Mail Hosting Account Information بلافاصله به آدرس ایمیل مالک ارسال خواهد شد.

همان طور که در این ایمیل اشاره شده است دو راه برای استفاده از هاست ویژه ایمیل وجود دارد:

۱– اگر صرفا با آدرس دامنه خود می خواهید ایمیل داشته باشید و به ارسال و دریافت ایمیل اقدام کنید و وب سایت ندارید، کافی است نیم سرورهای وبرمز را که در ایمیل ذکر شده است برای دامنه خود تنظیم کنید.

پس از اپدیت نیم سرور ها از طریق هر کدام از دو لینک ذکر شده در قسمت Webmail Access می توانید به وب میل خود لاگین کنید.

۲– اگر شرکت میزبان دیگری مسئول نمایش وب سایت شما است و می خواهید هاست ویژه ایمیل شما به صورت جداگانه باشد، شما باید نیم سرورهای دامنه خود را مطابق با نیم سرور شرکت میزبان تنظیم کنید و رکورد ام ایکس دامنه خود را مطابق دستورالعمل ارسال شده به آی پی سرورهای وب رمز اتصال دهید، لازم است اقدامات زیر را انجام دهید:

وارد کنترل پنل آن هاستی شوید که مسئول نمایش وب سایت شما است:

لازم است ابتدا با ورود به قسمت Advanced DNZ Zone یک رکورد از نوع A ایجاد کنید و mail.yourdomain.com را به آدرس آی پی سرور وب رمز که در این ایمیل ذکر شده است متصل کنید.

سپس با ورود به قسمت MX Entry یک رکورد ام ایکس به صورت mail.yourdomain.com تعریف کنید و یا اگر موجود است آن را ویرایش کنید.

با این کار سرور میل و سرور نمایش دهنده وب سایت شما از یکدیگر جدا خواهد شد.

برای لاگین به وب میل خود نیز لازم است از طریق لینک آی پی/نام سرور اقدام نمایید. (زیرا نیم سرورهای دامنه به جای دیگر اشاره می کند و نمی توان از طریق نام دامنه به وب میل دسترسی داشت.)

نکته:

در روش دو حتما باید نیم سرورهای دامنه همان نیم سرورهایی باشد که میزبان وب سایت شما اعلام کرده است.

دقت کنید که آپدیت رکوردهای تنظیمی و نیم سرور بین ۴ تا ۲۴ ساعت زمانبر است.

از کجا بهترین هاست ایمیل را تهیه کنیم؟

یک سرویس میزبانی ایمیل مطمئن به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا ارتباطات سازمانی امن و حرفه‌ای داشته باشید. با هاستینگ ایمیل وب‌رمز می‌توانید صندوق‌های پست الکترونیک اختصاصی بسازید، ارسال و دریافت پیام‌ها را سریع‌تر مدیریت کنید و اعتبار برند خود را در نگاه مشتریان تقویت نمایید.

جمع بندی

میزبانی ایمیل حرفه‌ای یکی از ستون‌های اصلی هر کسب‌وکار موفق در فضای دیجیتال است. اگر میزبانی ایمیل سازمانی شما فاقد امنیت، سرعت، پشتیبانی مناسب یا ظاهر حرفه‌ای باشد، نه‌تنها اعتبار برندتان خدشه‌دار می‌شود، بلکه ارتباط و اعتماد مشتریان نیز به خطر می‌افتد.

با انتخاب یک هاست ویژه ایمیل امن و اختصاصی، می‌توانید تمام ارتباطات کاری خود را با نام دامنه اختصاصی مدیریت کنید، از فیلترهای پیشرفته ضد اسپم بهره ببرید و بدون نگرانی از هک یا از دست رفتن اطلاعات، کنترل کامل بر داده‌های خود داشته باشید. بسیاری از شرکت‌ها برای انعطاف‌پذیری بیشتر، هاست ایمیل خود را بر بستر یک سرور مجازی پیاده‌سازی می‌کنند تا منابع و امنیت بالاتری در اختیار داشته باشند.

اگر به دنبال ارتباطات ایمیلی پایدار، ایمن و کاملاً حرفه‌ای هستید، وقت آن رسیده که قدم جدی بردارید.
هاست ایمیل وب‌رمز با امنیت پیشرفته، پشتیبانی ۲۴/۷ و امکانات مدیریتی کامل، زیرساختی قدرتمند برای رشد کسب‌وکار شما فراهم می‌کند.

منابع
namecheap.com